Studie enthüllt: Nutzer speichern wichtige Dokumente nicht – das sind die Konsequenzen

Eine neue Studie der University of New England hat herausgefunden, dass die Mehrheit der Nutzer sich dafür entscheidet, keine Rechnungen und andere wichtige Dokumente zu speichern. Diese Entscheidung kann jedoch negative Konsequenzen haben.

Viele Menschen lassen ihre elektronischen Dokumente einfach in ihren E-Mail-Postfächern liegen. Laut einer Umfrage von Matt Balogh von der University of New England, an der 300 Personen teilnahmen, wählt nur eine knappe Mehrheit der Befragten die Option, ihre Dokumente an einem externen Ort wie der Festplatte oder in der Cloud zu speichern. Die Teilnehmer der Umfrage stammten hauptsächlich aus Australien, es gab jedoch auch Rückmeldungen aus anderen Ländern wie dem Vereinigten Königreich, den USA, der Schweiz, Portugal und verschiedenen anderen Nationen, erklärte Balogh.

Personen, die ihre E-Mail-Organisation vernachlässigen, berichten von verschiedenen Schwierigkeiten, wie zum Beispiel abgelaufenen Kfz-Zulassungen, vergessenen Kündigungen von Abonnements und finanziellen Nachteilen aufgrund fehlender Belege für Ausgaben. Einige Personen versäumen es, ihre Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen, was zur Folge hat, dass sie Mahngebühren entrichten müssen oder keine Kredite erhalten, da sie nicht die erforderlichen Unterlagen vorlegen können.

Die Studienergebnisse zeigen außerdem, dass nur die Hälfte der Befragten, die ihre E-Mails alle im Posteingang belassen, mit ihrer Dateiverwaltung zufrieden sind. Im Vergleich dazu sind 71 Prozent derjenigen, die ihre E-Mails in Ordnern sortieren, zufrieden. Noch höher ist die Zufriedenheit bei denjenigen, die ihre Dokumente in der Cloud speichern, wie zum Beispiel bei Google Drive, iCloud oder Dropbox. Hier gaben sogar 83 Prozent an, mit der Organisation ihrer Unterlagen zufrieden zu sein.

Balogh hat aufgrund der gegebenen Antworten drei Hauptprobleme identifiziert, wenn alle E-Mails im Posteingang belassen werden: Erstens fällt es den Benutzern schwer, den Überblick über ihre anstehenden Aufgaben zu behalten. Zweitens ist es wichtig, dass der Nutzer genau weiß, wonach er suchen muss. Wenn zum Beispiel eine Spendenquittung gesucht wird, muss die genaue Bezeichnung der Organisation in die Suchmaske eingegeben werden. Ist auch nur ein Buchstabe nicht korrekt, wird kein Ergebnis erzielt. Drittens werden viele Rechnungen und Kontoauszüge nicht als Dateianhänge verschickt, sondern als Hyperlinks bereitgestellt.

Es ist also ratsam, seine elektronischen Dokumente an einem externen Ort zu speichern, um mögliche Schwierigkeiten und negative Konsequenzen zu vermeiden. Die Nutzung von Cloud-Speicherlösungen kann dabei helfen, die Dateiverwaltung zu verbessern und die Zufriedenheit der Nutzer zu steigern.

Schlagwörter: Matt Balogh + England + University

Wie bewerten Sie den Schreibstil des Artikels?